1、Eventbrite：这是一个全球知名的活动管理软件，可以帮助你从策划到执行全程管理你的年会，它提供了预算跟踪和成本控制的功能，让你能清楚地看到每一笔花费，从而更好地控制成本。

2、Plannj：这是一款简单易用的活动策划工具，可以帮助你规划、组织和执行各种活动，包括年会，它提供了预算规划工具，可以让你轻松地跟踪和管理你的预算。

3、Trello：这是一款团队协作工具，也可以用于年会策划，你可以创建一个项目板来管理你的年会策划，通过它来分配任务、跟踪进度和预算。

4、Microsoft Office 365：这是一个综合性的办公软件套件，其中的Excel和PowerPoint等工具可以帮助你进行详细的预算规划和活动策划。

5、免费的在线活动策划模板：许多网站都提供了免费的在线活动策划模板，你可以根据自己的需求选择合适的模板作为基础，然后进行修改和扩展。

在选择软件时，你需要考虑你的具体需求和预算，有些软件可能提供更多的功能，但价格也可能更高，你需要权衡功能和价格，选择最适合你的软件，你也可以考虑使用开源软件或免费软件来节省成本。

除了使用软件进行年会策划外，你还可以通过以下方式进一步节省成本：

提前规划并尽早预订场地、餐饮、交通等资源，以获得更好的价格和更丰富的选择。

尽量选择性价比高的供应商和服务商。

鼓励员工参与策划和执行过程，这样可以节省一部分人力资源成本。

通过社交媒体等渠道进行宣传和邀请，减少宣传成本。

选择合适的年会策划软件是节省成本的重要手段之一，但同时也需要注意其他方面的成本控制和规划。